Korekta sprawozdania finansowego to procedura, którą musi znać każdy przedsiębiorca i osoba zarządzająca podmiotem wpisanym do KRS. Proces ten, choć może wydawać się skomplikowany, da się przeprowadzić sprawnie przy zachowaniu odpowiednich zasad. Wiedza o tym, jak złożyć korektę sprawozdania do KRS jest kluczowa dla zachowania prawidłowej dokumentacji firmy. Błędy w sprawozdaniach mogą pojawić się z różnych przyczyn – od zwykłych pomyłek pisarskich po poważne nieprawidłowości merytoryczne. Niezależnie od powodu, istnieją jasno określone procedury ich poprawiania. W tym poradniku przedstawimy krok po kroku, jak przeprowadzić skuteczną korektę.
Kto może złożyć korektę sprawozdania finansowego?
Korektę sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) może złożyć osoba lub osoby uprawnione do podpisania sprawozdania w danym podmiocie. Zazwyczaj są to:
- kierownik jednostki (np. prezes zarządu, dyrektor),
- członkowie organu zarządzającego lub nadzorczego, jeśli zgodnie ze statutem mają prawo do podpisu,
- pełnomocnicy z notarialnym pełnomocnictwem lub prokurenci w zakresie swoich kompetencji.
Biegły rewident, jeśli jest zaangażowany w badanie sprawozdania, może uczestniczyć w procesie korekty, ale nie składa sam korekty do KRS.
Ważne: podpis osoby składającej korektę musi być zgodny z zasadami reprezentacji podmiotu oraz wymaganiami dotyczącymi podpisu elektronicznego – najczęściej kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego (ePUAP). Data podpisu jest wiążąca i powinna odzwierciedlać rzeczywisty moment podpisania dokumentu; tzw. „anydatowanie” jest niedopuszczalne.
Terminy związane z korektą sprawozdania finansowego
Termin sporządzenia sprawozdania: Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli zwykle do 31 marca kolejnego roku.
Termin zatwierdzenia sprawozdania: Sprawozdanie należy zatwierdzić do 6 miesięcy od dnia bilansowego, co zwykle oznacza termin do 30 czerwca.
Termin złożenia sprawozdania do KRS: Po zatwierdzeniu sprawozdania przez właściwy organ (np. zgromadzenie wspólników) podmiot ma 15 dni na jego złożenie do KRS.
Termin korekty sprawozdania: Korekta jest możliwa wyłącznie przed zatwierdzeniem sprawozdania. Po zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania do KRS nie można formalnie złożyć korekty poprzez ponowne złożenie dokumentu. W przypadku wykrycia błędów po tym terminie, zmiany ujmuje się w księgach bieżącego roku obrotowego.
Procedura składania korekty sprawozdania do KRS
Proces składania korekty wymaga przygotowania odpowiedniej dokumentacji oraz spełnienia wymogów technicznych. Niezbędne dokumenty to:
- formularz KRS-Z30,
- skorygowane sprawozdanie finansowe,
- uchwała zatwierdzająca korektę,
- dowód uiszczenia opłaty (standardowa opłata 350 zł, przyspieszona 700 zł).
Składanie korekty drogą elektroniczną
Korektę można złożyć elektronicznie za pośrednictwem portali S24 lub eKRS. Proces obejmuje:
- Założenie konta w systemie,
- Przygotowanie dokumentów w odpowiednim formacie (np. PDF, XML),
- Podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym,
- Weryfikację poprawności plików, aby uniknąć błędów technicznych (np. błędy w strukturze XML, niezgodność podpisu, przekroczenie limitu rozmiaru pliku),
- Wysłanie dokumentów do KRS,
- Zachowanie potwierdzenia złożenia korekty generowanego przez system.
Wymagania techniczne:
- Aktualna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Firefox),
- Kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany,
- Skaner o rozdzielczości minimum 300 DPI do digitalizacji dokumentów.
Typowe problemy techniczne: błędy w pliku XML, niezgodność podpisu, przekroczenie limitu rozmiaru pliku. W razie problemów warto skontaktować się z pomocą techniczną systemu eKRS.
Różnice między korektą przed zatwierdzeniem a po zatwierdzeniu sprawozdania
| Aspekt | Korekta przed zatwierdzeniem | Korekta po zatwierdzeniu |
|---|---|---|
| Możliwość złożenia poprawionego sprawozdania | Tak – można sporządzić nową wersję i złożyć ją do KRS | Nie – ponowna korekta sprawozdania do KRS nie jest możliwa |
| Miejsce ujęcia korekty | W poprawionym sprawozdaniu finansowym | W księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego |
| Wymagane dokumenty | Nowa wersja sprawozdania z podpisami osób uprawnionych | Korygujące zapisy księgowe i odpowiednia dokumentacja |
| Informacje dodatkowe | Możliwość zamieszczenia noty o korekcie w informacji dodatkowej | Obowiązek ujawnienia korekty w informacji dodatkowej do sprawozdania bieżącego roku |
Uwaga: Po zatwierdzeniu sprawozdania korekty dokonuje się wyłącznie poprzez odpowiednie księgowe ujęcie w roku bieżącym, a nie przez ponowne składanie korekty do KRS.
Podpisywanie i datowanie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, takie jak kierownik jednostki, członkowie zarządu lub inne osoby zgodnie z zasadami reprezentacji.
Forma podpisu: Podpis elektroniczny – kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany (ePUAP) – gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu.
Data podpisu: Data podpisania jest wiążąca i powinna odpowiadać faktycznemu momentowi podpisania. Niedopuszczalne jest „anydatowanie”.
W przypadku korekt – nowa wersja sprawozdania powinna być również podpisana i opatrzona właściwą datą, odzwierciedlającą moment dokonania korekty.
Obowiązki informacyjne i dokumentacyjne przy korekcie sprawozdania
- Informowanie biegłego rewidenta: Jeśli sprawozdanie było badane, podmiot ma obowiązek poinformować biegłego rewidenta o wykrytych błędach i konieczności korekty.
- Uzasadnienie odmowy podpisu: W przypadku odmowy podpisu przez osobę uprawnioną, należy sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do dokumentacji.
- Przechowywanie dokumentacji: Oryginały wszystkich wersji sprawozdań, w tym korekt, należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
- Dokumentowanie korekt w księgach: Korekty po zatwierdzeniu sprawozdania muszą być odpowiednio udokumentowane w księgach bieżącego roku oraz ujawnione w informacji dodatkowej.
- Informacja o korekcie w sprawozdaniu: Warto zamieścić opis przyczyn korekty oraz jej wpływ na wyniki finansowe w informacji dodatkowej, zwiększając przejrzystość sprawozdania.
Ocena istotności błędów a konieczność korekty sprawozdania
Nie każdy błąd wymaga korekty i ponownego składania dokumentu do KRS. Decyzja zależy od istotności błędu, ocenianej na podstawie:
- wpływu błędu na rzeczywisty obraz sytuacji finansowej i majątkowej jednostki,
- skutków błędu na wynik finansowy i kapitały własne,
- możliwości korekty w bieżącym roku obrotowym bez zakłócenia rzetelności sprawozdania,
- wymogów prawnych i standardów rachunkowości dotyczących sposobu korekty błędów.
Przykład: Drobne błędy rachunkowe lub formalne, które nie wpływają na ocenę sytuacji finansowej, zwykle nie wymagają korekty sprawozdania, lecz mogą być ujęte w księgach bieżącego roku. Natomiast istotne błędy dotyczące wyceny aktywów, zobowiązań czy przychodów powinny być skorygowane przed zatwierdzeniem sprawozdania.
Specyfika korekty sprawozdania finansowego organizacji pozarządowych (NGO)
Organizacje pozarządowe podlegają odrębnym przepisom dotyczącym sprawozdawczości finansowej, które mogą różnić się od regulacji dla spółek handlowych. Należy zwrócić uwagę na:
- Terminy: NGO często mają inne terminy sporządzania i zatwierdzania sprawozdań, wynikające z ustawy o rachunkowości lub statutów organizacji.
- Korekta sprawozdania: Podobnie jak w innych podmiotach, korekta jest możliwa przed zatwierdzeniem sprawozdania. Po zatwierdzeniu błędy koryguje się w księgach kolejnego roku obrotowego.
- Obowiązki informacyjne: NGO mogą mieć obowiązek składania sprawozdań do różnych organów (np. KRS, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) i powinny uwzględnić korekty także w tych raportach.
- Forma składania: W zależności od wielkości i formy prawnej NGO, sprawozdania mogą być składane w formie papierowej lub elektronicznej z wymaganym podpisem elektronicznym.
Zaleca się konsultację z doradcą księgowym lub prawnym przed przystąpieniem do korekty sprawozdania NGO.
