Kto przyjmuje a kto podpisuje statut stowarzyszenia?

Statut stowarzyszenia to najważniejszy dokument regulujący funkcjonowanie organizacji. Określa on cele, strukturę, sposób działania oraz prawa i obowiązki członków stowarzyszenia.

Podstawą prawną dla statutu jest ustawa Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2261). Ustawa ta precyzuje, jakie elementy powinien zawierać statut stowarzyszenia, a także reguluje kwestie związane z jego przyjmowaniem i zmianami.

Prawidłowo przyjęty i podpisany statut jest warunkiem niezbędnym do zarejestrowania stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Bez statutu stowarzyszenie nie może uzyskać osobowości prawnej i prowadzić działalności.

Warto zatem przyjrzeć się bliżej procedurom związanym z przyjmowaniem i podpisywaniem statutu, a także jego treści i znaczeniu dla funkcjonowania stowarzyszenia. W dalszej części artykułu omówimy te zagadnienia bardziej szczegółowo.

Przyjmowanie statutu stowarzyszenia

Statut stowarzyszenia przyjmowany jest podczas zebrania założycielskiego, które stanowi pierwszy etap tworzenia organizacji. Aby statut został ważnie przyjęty, muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. Wymagana liczba osób do przyjęcia statutu W zebraniu założycielskim musi wziąć udział co najmniej 7 osób, które staną się członkami-założycielami stowarzyszenia. Liczba ta wynika z art. 9 ustawy Prawo o stowarzyszeniach.
2. Głosowanie nad przyjęciem statutu Statut jest przyjmowany w drodze uchwały podjętej przez osoby obecne na zebraniu założycielskim. Uchwała zapada zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania (chyba że statut stanowi inaczej).
3. Protokół z zebrania założycielskiego Przebieg zebrania założycielskiego, w tym fakt przyjęcia statutu, powinien zostać udokumentowany w formie protokołu. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz zebrania.

Przyjęcie statutu na zebraniu założycielskim jest kluczowym momentem w procesie tworzenia stowarzyszenia. Od tego momentu statut staje się obowiązującym dokumentem, który reguluje funkcjonowanie organizacji. Kolejnym krokiem jest podpisanie statutu przez członków-założycieli.

Podpisywanie statutu stowarzyszenia

Po przyjęciu statutu przez zebranie założycielskie, kolejnym krokiem jest jego podpisanie przez członków-założycieli. To ważny moment, który potwierdza wolę utworzenia stowarzyszenia i akceptację jego statutu.

1. Osoby uprawnione do podpisania statutu Statut podpisują wszyscy członkowie-założyciele obecni na zebraniu założycielskim. Ich dane (imię, nazwisko, PESEL, adres) powinny być wymienione w treści statutu.
2. Wymagana liczba podpisów pod statutem Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie precyzuje minimalnej liczby podpisów pod statutem. W praktyce przyjmuje się, że statut powinni podpisać wszyscy członkowie-założyciele, których liczba nie może być mniejsza niż 7.
3. Znaczenie podpisania statutu Złożenie podpisu pod statutem oznacza:
4. akceptację treści statutu i zobowiązanie do jego przestrzegania,
5. wolę utworzenia stowarzyszenia i działania na rzecz realizacji jego celów,
6. gotowość do pełnienia funkcji członka-założyciela stowarzyszenia.

Podpisanie statutu przez członków-założycieli jest warunkiem koniecznym do zarejestrowania stowarzyszenia w KRS. Statut wraz z innymi wymaganymi dokumentami (m.in. protokołem z zebrania założycielskiego, listą założycieli) składany jest do sądu rejestrowego.

Warto pamiętać, że kto podpisuje statut stowarzyszenia, staje się jednocześnie członkiem-założycielem organizacji, ze wszystkimi prawami i obowiązkami wynikającymi z tej roli. Dlatego tak ważne jest, aby osoby podpisujące statut były w pełni świadome znaczenia tego aktu.

Treść statutu stowarzyszenia

Statut stowarzyszenia powinien zawierać szereg obligatoryjnych elementów, które precyzuje art. 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Są to:

1. Nazwa stowarzyszenia, odróżniająca je od innych organizacji, instytucji i podmiotów
2. Teren działania i siedziba stowarzyszenia
3. Cele i sposoby ich realizacji
4. Sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków
5. Władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje
6. Sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia
7. Sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich
8. Zasady dokonywania zmian statutu
9. Sposób rozwiązania się stowarzyszenia

Poza tymi obowiązkowymi postanowieniami, statut stowarzyszenia może zawierać również inne zapisy, które regulują specyficzne kwestie związane z funkcjonowaniem organizacji, np.:

• zasady tworzenia jednostek terenowych stowarzyszenia,
• tryb wyboru władz jednostek terenowych,
• zasady prowadzenia działalności gospodarczej,
• sposób powoływania oddziałów zagranicznych,
• tryb nadawania godności członka honorowego.

Dobrze przygotowany statut powinien w sposób jasny i wyczerpujący regulować najważniejsze aspekty działalności stowarzyszenia. Warto poświęcić czas na jego staranne opracowanie, najlepiej w konsultacji z prawnikiem. Pomoże to uniknąć ewentualnych problemów interpretacyjnych w przyszłości.

Rejestracja stowarzyszenia

Po przyjęciu i podpisaniu statutu przez członków-założycieli, kolejnym krokiem jest rejestracja stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). To ważny moment, który nadaje stowarzyszeniu osobowość prawną i umożliwia rozpoczęcie działalności.

1. Złożenie wniosku o rejestrację do KRS Wniosek o wpis stowarzyszenia do KRS składa zarząd na urzędowym formularzu (KRS-W20). Wniosek można złożyć online lub w wersji papierowej w sądzie rejestrowym właściwym ze względu na siedzibę stowarzyszenia.
2. Dokumenty dołączane do wniosku Do wniosku o rejestrację należy dołączyć:
3. statut stowarzyszenia (2 egzemplarze),
4. protokół z zebrania założycielskiego,
5. listę założycieli z ich danymi i podpisami,
6. oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń,
7. potwierdzenie wniesienia opłaty sądowej.
8. Postępowanie przed sądem rejestrowym Sąd rejestrowy rozpatruje wniosek o wpis stowarzyszenia do KRS w terminie 7 dni od daty jego złożenia. W razie braków formalnych, sąd wzywa do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, sąd dokonuje wpisu stowarzyszenia do rejestru i przesyła odpis postanowienia wraz z zaświadczeniem o wpisie.

Rejestracja w KRS nadaje stowarzyszeniu osobowość prawną, co oznacza m.in. możliwość nabywania praw i zaciągania zobowiązań, pozywania i bycia pozywanym. Od tego momentu stowarzyszenie może oficjalnie rozpocząć swoją działalność statutową.

Zmiany w statucie stowarzyszenia

Statut stowarzyszenia nie jest dokumentem niezmiennym. W trakcie funkcjonowania organizacji może zajść potrzeba wprowadzenia zmian w jego treści, np. w związku z rozszerzeniem działalności lub dostosowaniem do nowych przepisów prawa.

Tryb wprowadzania zmian w statucie Zasady dokonywania zmian statutu powinny być określone w samym statucie (jest to jeden z obligatoryjnych elementów jego treści). Najczęściej zmiany statutu dokonuje walne zebranie członków w formie uchwały podjętej kwalifikowaną większością głosów (np. 2/3 lub 3/4 głosów).

Wymogi formalne przy zmianie statutu Uchwała o zmianie statutu powinna zawierać:

• dokładne brzmienie zmienianych postanowień,
• informację o dacie wejścia w życie zmian,
• informację o sposobie przyjęcia uchwały (wraz z wynikiem głosowania).

Do uchwały należy dołączyć tekst jednolity statutu uwzględniający wprowadzone zmiany.

Zgłaszanie zmian statutu do KRS Każdą zmianę statutu stowarzyszenia należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7 dni od daty podjęcia uchwały. Wniosek o zmianę danych (na formularzu KRS-Z20) składa zarząd, dołączając:

• 2 egzemplarze uchwały o zmianie statutu,
• tekst jednolity zmienionego statutu,
• potwierdzenie wniesienia opłaty sądowej.

Zmiany w statucie stają się skuteczne z chwilą ich wpisu do KRS. Dlatego tak ważne jest dopełnienie wszystkich formalności związanych ze zgłoszeniem zmian. Aktualna treść statutu powinna być zawsze dostępna dla członków stowarzyszenia i innych zainteresowanych osób.

Kontrola stowarzyszenia w zakresie zgodności działania ze statutem

Stowarzyszenie, jako organizacja zrzeszająca obywateli, podlega nadzorowi i kontroli ze strony odpowiednich organów państwowych. Jednym z kluczowych obszarów kontroli jest zgodność działania stowarzyszenia z postanowieniami statutu.

Organy uprawnione do kontroli Kontrolę stowarzyszeń w zakresie zgodności ich działania z przepisami prawa i postanowieniami statutu sprawują:

• starosta właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia,
• organy administracji publicznej, np. urzędy skarbowe, ZUS (w zakresie swojej właściwości).

Nadzór nad stowarzyszeniami sprawuje także sąd rejestrowy, który może wszcząć postępowanie o rozwiązanie stowarzyszenia, jeśli jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa albo postanowień statutu.

Zakres i tryb kontroli Organy nadzoru mają prawo:

• żądać od władz stowarzyszenia dostarczenia odpisów uchwał walnego zebrania członków,
• żądać od władz stowarzyszenia niezbędnych wyjaśnień,
• dokonywać kontroli dokumentacji i majątku stowarzyszenia.

Kontrola powinna odbywać się w siedzibie stowarzyszenia, w obecności przedstawiciela jego władz. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.

Konsekwencje działania niezgodnego ze statutem W przypadku stwierdzenia, że działalność stowarzyszenia jest niezgodna z prawem lub statutem, organ nadzoru może:

• udzielić ostrzeżenia władzom stowarzyszenia,
• wystąpić do sądu rejestrowego o zastosowanie środków określonych w ustawie (np. udzielenie upomnienia, uchylenie niezgodnej z prawem uchwały),
• wystąpić do sądu o rozwiązanie stowarzyszenia.

Dlatego tak ważne jest, aby stowarzyszenie działało ściśle według zapisów swojego statutu. Regularne kontrole stowarzyszenia pomagają wychwycić ewentualne nieprawidłowości i zapobiec poważniejszym konsekwencjom. Warto też pamiętać, że w razie wątpliwości interpretacyjnych, statut powinien być wykładany zgodnie z intencjami członków-założycieli i celami stowarzyszenia.

Dokumentowanie transakcji stowarzyszenia

Stowarzyszenie, jako osoba prawna, ma prawo nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, w tym dokonywać transakcji finansowych. Wszystkie te operacje powinny być odpowiednio dokumentowane, zgodnie z przepisami prawa i zasadami rachunkowości.

Zasady wystawiania faktur przez stowarzyszenie Stowarzyszenie może wystawiać faktury VAT, o ile jest zarejestrowane jako czynny podatnik VAT. Faktury powinny zawierać dane stowarzyszenia (nazwę, adres, NIP) oraz dane nabywcy. Stowarzyszenie ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży VAT i składania deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.

Jeśli stowarzyszenie nie jest czynnym podatnikiem VAT, może dokumentować sprzedaż za pomocą faktur lub rachunków bez VAT. Dokument taki powinien zawierać m.in.:

• dane stowarzyszenia (nazwę, adres, NIP, REGON),
• dane nabywcy,
• opis towaru lub usługi,
• cenę jednostkową i wartość sprzedaży.

Faktury od kontrahentów dla stowarzyszenia Stowarzyszenie może również otrzymywać faktury od swoich kontrahentów za nabywane towary i usługi. Faktury te powinny być wystawione na dane stowarzyszenia (nazwę, adres, NIP). Stowarzyszenie ma obowiązek prowadzenia ewidencji zakupów VAT i przechowywania otrzymanych faktur.

Jeśli stowarzyszenie nie jest czynnym podatnikiem VAT, może otrzymywać faktury lub rachunki bez VAT. Dokumenty te stanowią dla stowarzyszenia dowód poniesienia kosztu i podstawę do zaksięgowania wydatku.

Jak wystawić fakturę dla stowarzyszenia? Aby prawidłowo wystawić fakturę dla stowarzyszenia, należy:

1. Uzyskać od stowarzyszenia jego pełne dane (nazwę, adres, NIP, REGON).
2. Wystawić fakturę ze swoimi danymi jako sprzedawcy oraz danymi stowarzyszenia jako nabywcy.
3. Opisać na fakturze przedmiot transakcji (towar lub usługę), cenę jednostkową, wartość sprzedaży netto i brutto, zastosowaną stawkę VAT.
4. Przekazać oryginał faktury stowarzyszeniu, a kopię zachować w swojej dokumentacji.

Prawidłowe dokumentowanie transakcji stowarzyszenia jest niezwykle ważne dla transparentności jego finansów. Rzetelna dokumentacja ułatwia też prowadzenie księgowości, rozliczenia podatkowe oraz kontrole ze strony uprawnionych organów. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy profesjonalnego księgowego lub doradcy podatkowego.

Statut jest kluczowym dokumentem regulującym funkcjonowanie stowarzyszenia. Określa jego cele, strukturę, sposób działania oraz prawa i obowiązki członków. Dlatego tak ważne jest, aby statut został prawidłowo przyjęty i podpisany przez członków-założycieli.

Proces tworzenia stowarzyszenia obejmuje kilka kluczowych etapów: od zebrania założycielskiego i przyjęcia statutu, przez jego podpisanie przez członków-założycieli, aż po rejestrację w KRS. Każdy z tych kroków wymaga dopełnienia określonych formalności i spełnienia wymogów ustawowych.

W trakcie działalności stowarzyszenia statut może podlegać zmianom, które należy odpowiednio udokumentować i zgłosić do KRS. Stowarzyszenie podlega też kontroli organów nadzoru w zakresie zgodności jego działania z prawem i statutem.

Przestrzeganie postanowień statutu oraz rzetelne dokumentowanie transakcji to podstawy prawidłowego funkcjonowania stowarzyszenia. Warto zadbać o te aspekty, aby organizacja mogła skutecznie realizować swoje cele i służyć swoim członkom.