Korekta sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) to procedura, która prędzej czy później może dotknąć każdego przedsiębiorcę czy menedżera. Zrozumienie jej zasad jest kluczowe, by sprawnie usuwać błędy i zachować pełną zgodność dokumentacji firmy z przepisami. Pomyłki bywają różnorodne – od drobnych, formalnych potknięć, po poważne nieprawidłowości merytoryczne. Ten poradnik pokaże Ci, jak skutecznie przejść przez cały proces korekty.
Spis treści
Czym jest korekta sprawozdania finansowego w KRS?
Korekta sprawozdania finansowego w KRS jest konieczna, gdy wykryjesz błędy – zarówno w dokumencie już złożonym, jak i w tym, który dopiero przygotowujesz. To proces wymagający dobrej znajomości przepisów i odpowiednich procedur. Sposób działania zależy od charakteru pomyłki oraz momentu jej wykrycia.
Rola Krajowego Rejestru Sądowego w procesie sprawozdawczym
Krajowy Rejestr Sądowy pełni funkcję publicznego repozytorium dokumentów finansowych, przyjmując i udostępniając sprawozdania. KRS sprawdza wyłącznie poprawność formalną Twojego zgłoszenia, weryfikując format pliku, kompletność załączników czy prawidłowość podpisów. Nigdy nie ocenia merytorycznej zawartości sprawozdania, na przykład zgodności danych z księgami rachunkowymi, poprawności wyceny aktywów czy ujęcia zdarzeń gospodarczych.
Rodzaje błędów w sprawozdaniach finansowych
Błędy w sprawozdaniach finansowych dzielimy na dwa główne typy. Sposób ich korekty zależy od ich charakteru.
Błędy formalne (techniczne)
Błędy formalne dotyczą formy złożonego sprawozdania. Obejmują brak wymaganego podpisu, niewłaściwy format pliku, brak uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania lub niezłożenie wszystkich wymaganych załączników. KRS najczęściej wykrywa te uchybienia, wzywając do ich usunięcia.
Błędy merytoryczne (księgowe)
Błędy merytoryczne wynikają z nieprawidłowego ujęcia zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Mogą to być na przykład błędna wycena aktywów czy nieprawidłowe kwalifikacje przychodów lub kosztów.
Błędy merytoryczne dzielimy na:
- Błędy merytoryczne istotne: Mają znaczący wpływ na rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
- Błędy merytoryczne nieistotne: Nie wpływają znacząco na obraz finansowy jednostki.
Ocena istotności błędu ma kluczowe znaczenie dla wyboru właściwej procedury korekty.
Procedury korekty sprawozdania finansowego
Sposób korekty sprawozdania zależy od tego, czy błąd wykryto przed jego złożeniem, czy już po, oraz od jego charakteru.
Korekta błędów formalnych w sprawozdaniu już złożonym do KRS
Jeśli KRS wezwie Cię do usunięcia braków formalnych, złóż poprawiony dokument, którego treść merytoryczna pozostaje bez zmian. Przykładowo, jeśli brakowało podpisu, uzupełnij go i złóż ten sam plik ponownie, ale już w poprawnym formacie.
Korekta błędów merytorycznych przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego
Wykryłeś błąd merytoryczny, zanim sprawozdanie finansowe zatwierdził organ zatwierdzający (np. zgromadzenie wspólników)? W takiej sytuacji konieczne jest sporządzenie zupełnie nowego, poprawionego sprawozdania finansowego. Tę nową wersję należy ponownie zatwierdzić, a następnie złożyć do KRS. W aktach rejestrowych widnieć będą obie wersje, lecz wiążąca będzie wyłącznie ta zatwierdzona.
Korekta błędów merytorycznych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (błędy podstawowe)
Procedura korekty po zatwierdzeniu sprawozdania wygląda już inaczej i zależy przede wszystkim od istotności błędu.
Błędy merytoryczne istotne (zgodnie z art. 54 Ustawy o Rachunkowości)
W tym przypadku nie możesz sporządzić ani złożyć nowego sprawozdania za rok, którego błąd dotyczy. Korektę ujmij w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Ponadto ujawnij ją w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za ten bieżący rok, szczegółowo opisując jej wpływ na wyniki.
Błędy merytoryczne nieistotne
W przypadku błędów nieistotnych, korekty dokonujesz w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Nie musisz jednak ujawniać jej w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
Co zrobić, gdy sprawozdanie z błędami jest już w KRS?
Co zrobić, gdy błędne sprawozdanie trafiło już do KRS? Ten problem często spędza sen z powiek przedsiębiorcom. Odpowiedź jest prosta: nie masz możliwości jego wycofania.
Czy można wycofać sprawozdanie finansowe z KRS?
Nie ma technicznej ani prawnej możliwości „wycofania” dokumentu, który już trafił do KRS. Możesz jedynie złożyć kolejną, poprawioną wersję sprawozdania. Będzie ona widoczna w aktach rejestrowych Twojej spółki obok poprzedniej, jednak to nowa, zatwierdzona wersja zostanie uznana za wiążącą.
Praktyczne aspekty składania poprawionego sprawozdania do KRS
Składając poprawione sprawozdanie, dołącz pismo przewodnie. Pismo to jasno wyjaśnia powody złożenia kolejnego sprawozdania i wskazuje na rozbieżności między wersjami. Systemy takie jak S24 czy eKRS nie oferują funkcji „korekty sprawozdania” w sensie merytorycznej zmiany złożonego pliku. Umożliwiają jedynie korektę danych zgłoszenia, np. daty zatwierdzenia.
Terminy i konsekwencje niezłożenia lub złożenia błędnego sprawozdania
Dotrzymanie terminów jest absolutnie kluczowe. Sprawozdanie finansowe musisz sporządzić do 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, zatwierdzić do 6 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie złożyć do KRS w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia.
Niezłożenie, nieterminowe złożenie lub dostarczenie rażąco błędnego sprawozdania może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji. Obejmują one kary grzywny, wszczęcie postępowań przymuszających przez sąd rejestrowy, a nawet odpowiedzialność karną.
Najczęściej zadawane pytania
Czy KRS weryfikuje merytoryczną poprawność sprawozdań finansowych?
Nie, KRS sprawdza wyłącznie formalną poprawność zgłoszenia (np. podpisy, format pliku, kompletność załączników). Nie weryfikuje natomiast treści merytorycznej sprawozdania finansowego.
Czy mogę wycofać błędne sprawozdanie finansowe z KRS?
Nie, nie masz możliwości „wycofania” sprawozdania finansowego z KRS. Możesz jedynie złożyć kolejną, poprawioną wersję. Będzie ona widoczna w aktach rejestrowych obok poprzedniej.
Jak postąpić z istotnym błędem merytorycznym wykrytym po zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania do KRS?
Zgodnie z art. 54 Ustawy o Rachunkowości, taki błąd korygujesz w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Musisz go również ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za ten bieżący rok. Nie składasz wówczas nowego sprawozdania za rok, którego błąd dotyczy, do KRS.
Czym różni się korekta błędu formalnego od merytorycznego w kontekście KRS?
Błąd formalny wymaga jedynie poprawienia braków w tym samym dokumencie (np. uzupełnienie podpisu) i ponownego złożenia. Błąd merytoryczny wykryty przed zatwierdzeniem sprawozdania wymaga sporządzenia i zatwierdzenia nowego dokumentu. Natomiast błąd merytoryczny po zatwierdzeniu koryguje się w księgach bieżącego roku, bez konieczności składania nowego sprawozdania za rok poprzedni do KRS.
