Korekta sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) to procedura, która prędzej czy później może dotknąć każdego przedsiębiorcę czy menedżera. Zrozumienie jej zasad jest kluczowe, by sprawnie usuwać błędy i zachować pełną zgodność dokumentacji firmy z przepisami. Pomyłki bywają różnorodne – od drobnych, formalnych potknięć, po poważne nieprawidłowości merytoryczne. Ten poradnik pokaże Ci, jak skutecznie przejść przez cały proces korekty.
Czym jest korekta sprawozdania finansowego w KRS?
Korekta sprawozdania finansowego w KRS jest konieczna, gdy wykryjesz błędy – zarówno w dokumencie już złożonym, jak i w tym, który dopiero przygotowujesz. To proces wymagający dobrej znajomości przepisów i odpowiednich procedur. Pamiętaj, że sposób działania zależy od charakteru pomyłki oraz momentu jej wykrycia.
Rola Krajowego Rejestru Sądowego w procesie sprawozdawczym
Krajowy Rejestr Sądowy pełni funkcję publicznego repozytorium dokumentów finansowych, przyjmując i udostępniając sprawozdania. Co ważne, KRS sprawdza wyłącznie poprawność formalną Twojego zgłoszenia. Nigdy nie weryfikuje merytorycznej zawartości sprawozdania, na przykład zgodności danych z księgami rachunkowymi.
Pamiętaj: KRS weryfikuje format pliku, kompletność załączników czy prawidłowość podpisów, ale nigdy nie ocenia poprawności wyceny aktywów czy ujęcia zdarzeń gospodarczych.
Rodzaje błędów w sprawozdaniach finansowych
Błędy w sprawozdaniach finansowych dzielimy na dwa główne typy. Sposób ich korekty zależy właśnie od ich charakteru.
Błędy formalne (techniczne)
Błędy formalne to wszelkie nieprawidłowości dotyczące samej formy złożonego sprawozdania. Pomyśl o braku wymaganego podpisu, niewłaściwym formacie pliku, braku uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania lub niezłożeniu wszystkich wymaganych załączników. To właśnie takie uchybienia najczęściej wykrywa KRS, wzywając Cię do ich usunięcia.
Błędy merytoryczne (księgowe)
Błędy merytoryczne wynikają z nieprawidłowego ujęcia zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Mogą to być na przykład błędna wycena aktywów czy nieprawidłowe kwalifikacje przychodów lub kosztów.
Błędy merytoryczne dzielimy na:
- Błędy merytoryczne istotne: Mają znaczący wpływ na rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
- Błędy merytoryczne nieistotne: Nie wpływają znacząco na obraz finansowy jednostki.
Pamiętaj, że ocena istotności błędu jest absolutnie kluczowa dla wyboru właściwej procedury korekty.
Procedury korekty sprawozdania finansowego
Sposób korekty sprawozdania zależy od momentu, w którym wykryjesz błąd, oraz od jego rodzaju.
Korekta błędów formalnych w sprawozdaniu już złożonym do KRS
Jeśli KRS wezwie Cię do usunięcia braków formalnych, musisz złożyć poprawiony dokument. Pamiętaj, jego treść merytoryczna pozostaje taka sama. Przykładowo, jeśli brakowało podpisu, po prostu go uzupełnij i złóż ten sam plik ponownie, ale już w poprawnym formacie.
Korekta błędów merytorycznych przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego
Wykryłeś błąd merytoryczny, zanim sprawozdanie zatwierdził organ zatwierdzający (np. zgromadzenie wspólników)? Wówczas konieczne jest sporządzenie zupełnie nowego, poprawionego sprawozdania finansowego. Ta nowa wersja musi zostać ponownie zatwierdzona. Dopiero wtedy możesz złożyć ją do KRS. W aktach rejestrowych pojawią się obie wersje, jednak to ta zatwierdzona będzie wiążąca.
Korekta błędów merytorycznych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (błędy podstawowe)
Procedura korekty po zatwierdzeniu sprawozdania wygląda już inaczej i w dużej mierze zależy od istotności błędu.
Błędy merytoryczne istotne (zgodnie z art. 54 Ustawy o Rachunkowości)
Pamiętaj, że w tym przypadku nie możesz sporządzić ani złożyć nowego sprawozdania za rok, którego błąd dotyczy. Korektę musisz ująć w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Co więcej, należy ją ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za ten bieżący rok, szczegółowo opisując jej wpływ na wyniki.
Błędy merytoryczne nieistotne
W przypadku błędów nieistotnych, korekty również dokonujesz w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Nie musisz jednak ujawniać jej w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
Co zrobić, gdy sprawozdanie z błędami jest już w KRS?
Co zrobić, gdy błędne sprawozdanie trafiło już do KRS? To pytanie często nurtuje przedsiębiorców. Odpowiedź jest prosta: nie masz możliwości jego wycofania.
Czy można wycofać sprawozdanie finansowe z KRS?
Pamiętaj, że nie ma technicznej ani prawnej możliwości „wycofania” dokumentu, który już trafił do KRS. Możesz jedynie złożyć kolejną, poprawioną wersję sprawozdania. Będzie ona widoczna w aktach rejestrowych Twojej spółki obok poprzedniej, jednak to nowa, zatwierdzona wersja zostanie uznana za wiążącą.
Praktyczne aspekty składania poprawionego sprawozdania do KRS
Składając poprawione sprawozdanie, zawsze warto dołączyć pismo przewodnie. Powinno ono jasno wyjaśniać powody złożenia kolejnego sprawozdania i wskazywać na wszelkie rozbieżności między wersjami. Pamiętaj, że systemy takie jak S24 czy eKRS nie oferują funkcji „korekty sprawozdania” w sensie merytorycznej zmiany już złożonego pliku. Umożliwiają jedynie korektę danych zgłoszenia, np. daty zatwierdzenia.
Terminy i konsekwencje niezłożenia lub złożenia błędnego sprawozdania
Pamiętaj, że dotrzymanie terminów jest absolutnie kluczowe! Sprawozdanie finansowe musisz sporządzić do 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, zatwierdzić do 6 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie złożyć do KRS w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia.
Niezłożenie, nieterminowe złożenie lub dostarczenie rażąco błędnego sprawozdania może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji. Mówimy tu o karach grzywny, wszczęciu postępowań przymuszających przez sąd rejestrowy, a nawet o odpowiedzialności karnej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy KRS weryfikuje merytoryczną poprawność sprawozdań finansowych?
Nie, KRS sprawdza wyłącznie formalną poprawność zgłoszenia (np. podpisy, format pliku, kompletność załączników). Nie weryfikuje natomiast treści merytorycznej sprawozdania finansowego.
Czy mogę wycofać błędne sprawozdanie finansowe z KRS?
Nie, nie masz możliwości „wycofania” sprawozdania finansowego z KRS. Możesz jedynie złożyć kolejną, poprawioną wersję. Będzie ona widoczna w aktach rejestrowych obok poprzedniej.
Jak postąpić z istotnym błędem merytorycznym wykrytym po zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania do KRS?
Zgodnie z art. 54 Ustawy o Rachunkowości, taki błąd korygujesz w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Musisz go również ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za ten bieżący rok. Pamiętaj, że nie składasz wówczas nowego sprawozdania za rok, którego błąd dotyczy, do KRS.
Czym różni się korekta błędu formalnego od merytorycznego w kontekście KRS?
Błąd formalny wymaga od Ciebie jedynie poprawienia braków w tym samym dokumencie (np. uzupełnienie podpisu) i ponownego złożenia. Błąd merytoryczny wykryty przed zatwierdzeniem sprawozdania wymaga sporządzenia i zatwierdzenia zupełnie nowego dokumentu. Natomiast błąd merytoryczny po zatwierdzeniu korygujesz w księgach bieżącego roku, bez konieczności składania nowego sprawozdania za rok poprzedni do KRS.
