Wystawianie faktur dla stowarzyszeń może budzić wiele pytań i wątpliwości. Stowarzyszenia to organizacje pozarządowe, które działają na podstawie ustawy Prawo o stowarzyszeniach i mają specyficzne cechy, odróżniające je od innych podmiotów gospodarczych. W tym artykule wyjaśnimy, jak wystawić fakturę dla stowarzyszenia, przedstawimy wzory faktur i rachunków oraz omówimy najważniejsze zasady związane z rozliczeniami finansowymi tych organizacji. Dowiesz się także, czym charakteryzuje się faktura dla stowarzyszenia bez NIP i kiedy stowarzyszenie może otrzymać rachunek zamiast faktury VAT.
Zasady wystawiania faktur dla stowarzyszeń
Wystawiając fakturę dla stowarzyszenia, należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Sprawdź, czy stowarzyszenie posiada numer NIP
- Jeśli tak, wystawiana jest faktura VAT dla stowarzyszenia
- W przypadku braku numeru NIP, wystawiana jest faktura dla stowarzyszenia bez NIP
- Zweryfikuj dane stowarzyszenia
- Pełna nazwa stowarzyszenia
- Adres siedziby
- Numer KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)
- Numer NIP (jeśli posiada)
- Określ, czy stowarzyszenie jest podatnikiem VAT
- Jeśli stowarzyszenie jest podatnikiem VAT, wystawiana jest faktura VAT dla stowarzyszenia
- W przypadku braku rejestracji jako podatnik VAT, wystawiana jest faktura na stowarzyszenie bez oznaczenia „VAT”
- Sprawdź, czy transakcja podlega opodatkowaniu VAT
- Jeśli tak, na fakturze należy uwzględnić odpowiednią stawkę VAT
- W przypadku transakcji zwolnionych z VAT, na fakturze umieszcza się adnotację o zwolnieniu
- Wybierz odpowiedni wzór faktury
- Faktura stowarzyszenie wzór różni się w zależności od tego, czy jest to faktura VAT, czy faktura bez VAT
- Wzory faktur dostępne są w programach księgowych lub na stronach internetowych
Pamiętaj, że w niektórych przypadkach stowarzyszenie faktura czy rachunek to kwestia indywidualna. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub skarbnikiem stowarzyszenia.
Faktura dla stowarzyszenia bez NIP
Jeśli stowarzyszenie nie posiada numeru NIP, wystawienie faktury wymaga uwzględnienia kilku dodatkowych elementów:
- Dane identyfikacyjne stowarzyszenia
- Pełna nazwa stowarzyszenia
- Adres siedziby
- Numer KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)
- Adnotacja o braku numeru NIP
- Na fakturze należy umieścić adnotację: „Stowarzyszenie nie posiada numeru NIP”
- Pozostałe elementy faktury
- Data wystawienia faktury
- Numer kolejny faktury
- Dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP)
- Opis sprzedanych towarów lub usług
- Kwota do zapłaty
Przykładowy wzór faktury dla stowarzyszenia bez NIP:
FAKTURA nr 1/2023
Data wystawienia: 12.04.2023
Sprzedawca: Nabywca:
Firma XYZ Stowarzyszenie ABC
ul. Przykładowa 1 ul. Przykładowa 2
00-000 Miasto 00-000 Miasto
NIP: 1234567890 KRS: 0000123456
Stowarzyszenie nie posiada numeru NIP
Lp. | Nazwa towaru/usługi | Ilość | Cena netto | Wartość netto
1. | Usługa XYZ | 1 | 1000,00 zł | 1000,00 zł
Razem do zapłaty: 1000,00 zł
Słownie: jeden tysiąc złotych 00/100
Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić dane stowarzyszenia przed wystawieniem faktury. W razie wątpliwości, skontaktuj się z przedstawicielem stowarzyszenia w celu potwierdzenia poprawności danych.
Faktura VAT dla stowarzyszenia
Jeśli stowarzyszenie posiada numer NIP i jest zarejestrowane jako podatnik VAT, wystawienie faktury VAT dla stowarzyszenia przebiega według standardowych zasad. Faktura powinna zawierać następujące elementy:
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Pełna nazwa stowarzyszenia
- Adres siedziby
- Numer NIP stowarzyszenia
- Data wystawienia faktury
- Numer kolejny faktury
- Opis sprzedanych towarów lub usług
- Nazwa towaru lub usługi
- Ilość
- Cena jednostkowa netto
- Wartość netto
- Stawka VAT
- Wartość VAT
- Wartość brutto
- Suma wartości sprzedaży netto i brutto
- Termin płatności
- Podpis wystawcy faktury
Przykładowy wzór faktury VAT dla stowarzyszenia:
FAKTURA VAT nr 1/2023
Data wystawienia: 12.04.2023
Sprzedawca: Nabywca:
Firma XYZ Stowarzyszenie ABC
ul. Przykładowa 1 ul. Przykładowa 2
00-000 Miasto 00-000 Miasto
NIP: 1234567890 NIP: 9876543210
Lp. | Nazwa towaru/usługi | Ilość | Cena netto | Wartość netto | Stawka VAT | Wartość VAT | Wartość brutto
1. | Usługa XYZ | 1 | 1000,00 zł | 1000,00 zł | 23% | 230,00 zł | 1230,00 zł
Razem: 1000,00 zł 230,00 zł 1230,00 zł
Słownie: jeden tysiąc dwieście trzydzieści złotych 00/100
Termin płatności: 26.04.2023
Podpis wystawcy:
Pamiętaj, aby dokładnie zweryfikować status stowarzyszenia jako podatnika VAT przed wystawieniem faktury VAT. W razie wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub skarbnikiem stowarzyszenia.
Rachunek dla stowarzyszenia
W niektórych przypadkach, zamiast faktury dla stowarzyszenia, wystawia się rachunek. Dzieje się tak, gdy:
- Sprzedawca nie jest podatnikiem VAT
- Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
- Podmioty zwolnione z VAT
- Transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT
- Niektóre usługi edukacyjne, kulturalne, sportowe
- Sprzedaż towarów używanych
Rachunek dla stowarzyszenia powinien zawierać następujące elementy:
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Imię i nazwisko lub nazwa
- Adres
- Numer NIP (jeśli dotyczy)
- Data wystawienia rachunku
- Numer kolejny rachunku
- Opis sprzedanych towarów lub usług
- Nazwa towaru lub usługi
- Ilość
- Cena jednostkowa
- Wartość
- Suma wartości sprzedaży
- Podpis wystawcy rachunku
Przykładowy wzór rachunku dla stowarzyszenia:
RACHUNEK nr 1/2023
Data wystawienia: 12.04.2023
Sprzedawca: Nabywca:
Jan Kowalski Stowarzyszenie ABC
ul. Przykładowa 1 ul. Przykładowa 2
00-000 Miasto 00-000 Miasto
NIP: 9876543210
Lp. | Nazwa towaru/usługi | Ilość | Cena | Wartość
1. | Usługa XYZ | 1 | 1000,00 zł | 1000,00 zł
Razem do zapłaty: 1000,00 zł
Słownie: jeden tysiąc złotych 00/100
Podpis wystawcy:
Przed wystawieniem rachunku dla stowarzyszenia, upewnij się, że spełnione są warunki do jego zastosowania. W razie wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub skarbnikiem stowarzyszenia.
Nadzór nad stowarzyszeniami
Stowarzyszenia podlegają nadzorowi i kontroli ze strony odpowiednich organów państwowych. Kto kontroluje stowarzyszenia zależy od ich rodzaju i zakresu działalności:
- Starosta – dla stowarzyszeń zwykłych i stowarzyszeń rejestrowych działających na terenie jednego powiatu
- Marszałek województwa – dla stowarzyszeń rejestrowych działających na terenie jednego województwa
- Minister właściwy ze względu na cel stowarzyszenia – dla stowarzyszeń rejestrowych działających na terenie całego kraju
Organy nadzoru mają prawo:
- Żądać odpisów uchwał walnego zebrania członków
- Żądać wyjaśnień od władz stowarzyszenia
- Dokonywać kontroli działalności stowarzyszenia
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, organ nadzoru może:
- Udzielić ostrzeżenia władzom stowarzyszenia
- Uchylić niezgodną z prawem uchwałę
- Rozwiązać stowarzyszenie, jeśli jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa
Nadzór nad stowarzyszeniami ma na celu zapewnienie, że ich działalność jest zgodna z prawem i statutem. Ma to również wpływ na kwestie finansowe, w tym wystawianie faktur i rachunków przez stowarzyszenia.
Statut stowarzyszenia a faktury
Statut stowarzyszenia to najważniejszy dokument regulujący jego działalność. Określa on m.in.:
- Nazwę, teren działania i siedzibę stowarzyszenia
- Cele i sposoby ich realizacji
- Prawa i obowiązki członków
- Władze stowarzyszenia i sposób ich wyboru
- Zasady pozyskiwania i wydatkowania środków finansowych
Kto podpisuje statut stowarzyszenia zależy od etapu jego tworzenia:
- Przy rejestracji stowarzyszenia – co najmniej 7 osób, które stają się jego członkami założycielami
- Przy zmianach w statucie – uchwała walnego zebrania członków podjęta większością głosów
Statut stowarzyszenia powinien być dostępny dla wszystkich zainteresowanych. Gdzie znaleźć statut stowarzyszenia :
- W siedzibie stowarzyszenia
- W Krajowym Rejestrze Sądowym (dla stowarzyszeń rejestrowych)
- Na stronie internetowej stowarzyszenia (jeśli posiada)
Zapisy statutu mogą mieć wpływ na wystawianie faktur i rachunków przez stowarzyszenie, np. poprzez określenie:
- Osób uprawnionych do reprezentowania stowarzyszenia w kwestiach finansowych
- Zasad prowadzenia gospodarki finansowej
- Sposobów pozyskiwania środków finansowych
Przed wystawieniem faktury lub rachunku dla stowarzyszenia, warto zapoznać się z jego statutem, aby upewnić się, że transakcja jest zgodna z celami i zasadami działania organizacji.
Podsumowując, wystawianie faktur i rachunków dla stowarzyszeń wymaga znajomości specyfiki tych organizacji oraz przepisów prawa. Kluczowe kwestie to:
- Sprawdzenie, czy stowarzyszenie posiada numer NIP i jest podatnikiem VAT
- Wybór odpowiedniego wzoru faktury lub rachunku
- Uwzględnienie danych identyfikacyjnych stowarzyszenia
- Weryfikacja zgodności transakcji z celami i statutem stowarzyszenia
Pamiętaj, że w razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub skarbnikiem stowarzyszenia. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć, jak wystawić fakturę dla stowarzyszenia i jakie zasady należy przy tym uwzględnić. Zachęcamy do korzystania z przedstawionych wzorów i informacji w codziennej pracy z organizacjami pozarządowymi.
